22 January 2013

FUNGSI MAILINGS DI WORD 2007 UNTUK MEMBUAT UNDANGAN

Mungkin suatu saat sahabat pernah diminta untuk membuat sebuah undangan dengan jumlah pengirim banyak bahkan sampai ratusan ? dalam kesempatan yang baik ini, saya akan membahas cara menggunakan fungsi mailings di word 2007 untuk mempermudah pekerjaan tersebut.

Untuk lebih memahami fungsi mailings ini, perhatikan contoh kop undangan berikut :


Membuat undangan dengan fungsi Mailings di word 2007











Pada contoh ini saya sengaja mengambil hanya bagian kop undangan saja, karena pada bagian inilah kita nantinya mengisi tujuan undangan ataupun alamat undangan yang akan kita buat dengan fungsi mailings seperti tanda titik-titik yang saya beri tanda panah merah tersebut, sedangkan untuk isi undangannya memiliki format yang sama. Setelah konsep undangan jadi seperti contoh tersebut, maka langkah selanjutnya adalah :

1. Klik tab Mailings >> kemudian Select recipients >> Type new list

Membuat undangan dengan fungsi Mailings di word 2007











2. Jendela untuk mengedit entry akan terbuka seperti ini, lalu klik Customize Colums

Membuat undangan dengan fungsi Mailings di word 2007















3. Jendela baru terbuka seperti ini :

Membuat undangan dengan fungsi Mailings di word 2007
Klik Delete untuk menghapus item-item yang tidak diperlukan dan disini kita hanya menyisakannya menjadi dua item saja sesuai contoh, lalu pilih Rename untuk mengubah nama item (field) sesuai dengan konsep surat undangan yang telah dibuat sebelumnya yaitu :
a. Nama penerima undangan
b. Alamat penerima undangan
ini sebagai contoh saja, itemnya dapat bertambah sesuai dengan kebutuhan. 


Langkah selanjutnya adalah mengisi seluruh nama penerima undangan dan alamat penerimanya, seperti gambar berikut ini :

Membuat undangan dengan fungsi Mailings di word 2007
Selalu gunakan Tab, saat melakukan perpindahan antar entri begitu pula dengan penambahan entri baru. Setelah semuanya selesai lalu klik OK dan kita akan diminta menyimpan data entri tersebut (field), beri nama file lalu klik OK sekali lagi. Sekarang tinggal pengaplikasiannya pada kop undangan. Arahkan mouse dan letakkan kursor pada akhir kata "Yth. Bapak/Ibu" kemudian arahkan mouse pada tab mailings dan klik Insert Merge Field, lalu pilih Nama demikian pula dengan pengisian alamat pengirim caranya sama. Untuk lebih jelasnya, terlihat pada gambar berikut :

Membuat undangan dengan fungsi Mailings di word 2007















Langkah terakhir adalah tinggal mencetak undangan, klik Finish merge pada gambar di atas terletak paling kanan lalu merge to printer >> pilih All dan klik OK. Lalu jendela pengaturan printer akan terbuka, tinggal dicetak sesuai dengan kebutuhan. Semoga panduan membuat undangan dengan fungsi Mailings di word 2007 ini dapat bermanfaat.

Written by: goez ini
Tips dan Trik, Updated at: 11:42 PM

No comments:

Post a Comment

Silahkan berkomentar dengan bijak dan sopan. Kritik dan saran Anda adalah masukan berarti bagi saya.