CARA MENYATUKAN FORMAT TEKS DAN TANGGAL DI EXCEL

CARA MENYATUKAN FORMAT TEKS DAN TANGGAL DI EXCEL

Goez ini

0 komentar

Lama juga rasanya tidak berbagi tips excel melalui blog tercinta ini, nah kali ini saya akan membagikan sebuah tips spesial bagi para officer yaitu Cara menyatukan teks atau tulisan dan format tanggal dalam sebuah sel di Excel.

Awal ketertarikan saya adalah disaat mengerjakan sebuah pekerjaan yang menggunakan format penggabungan ini, memang awalnya terlihat sedikit rumit karena referensi yang sangat minim akan tetapi dengan beberapa percobaan rumus akhirnya tips inipun berhasil saya aplikasikan.

Baiklah sekarang kita mulai saja langkah-langkahnya, sebagai tahap awal adalah membuat beberapa sel yang akan dijadikan master (acuan) dimana nantinya data yang ada di dalamnya akan kita terjemahkan dan kita satukan menjadi sebuah teks. Untuk lebih memperjelas maksud saya, berikut ini saya tampilkan screen shootnya :

 

Pada gambar tersebut di atas, sebagai contoh sederhananya saya hanya menggunakan dua sel saja sebagai master data yaitu sel D3 berisi tempat yaitu Mataram dan E3 yang berisi format tanggal, bulan dan tahun (pilihan ini dapat anda temukan pada pilihan date di format cell). 

Secara umum rumus yang digunakan untuk menerjemahkan dan menggabungkan teks dan tanggal menjadi satu adalah menggunakan rumus berikut :

=TEXT(value; format_text)

Nah sekarang kita akan coba mengaplikasikan menggabungkan kedua data di dalam master tersebut menjadi satu pada sel yang lain, berikut adalah hasilnya :

Sesuai dengan gambar di atas 

----Pada sel D6 rumus yang kita masukkan adalah : 

=D3&", "&TEXT(E3;"DDDD DD MMMM YYYY")

 hasinya akan menjadi : Mataram, Jumat 27 Februari 2015

----Pada sel D8 kita akan mencoba sedikit bereksperimen dengan menambahkan beberapa kata pada akhir format yang ada, dengan rumus :

=D3&", "&TEXT(E3;"DDDD DD MMMM YYYY")&" Kami yang bertandatangan dibawah ini…..dst"

hasilnya akan menjadi : Mataram, Jumat 27 Februari 2015 Kami yang bertandatangan dibawah ini…..dst

----Kemudian pada sel D10 kita akan mencoba menambahkan kata-kata langsung di depan rumus dengan format sebagai berikut : 

="Pada hari ini, "&TEXT(E3;"DDDD DD MMMM YYYY")&" Kami yang bertandatangan dibawah ini…..dst"

Hasilnya menjadi : Pada hari ini, Jumat 27 Februari 2015 Kami yang bertandatangan dibawah ini…..dst

 Keterangan rumus :

• DDDD akan diterjemahkan utuh sesuai dengan hari riil pada format tanggal yang diisikan.
• DD akan diterjemahkan menjadi tanggal (dua digit).
• MMMM akan diterjemahkan menjadi nama bulan.
• YYYY akan diterjemahkan menjadi tahun (emapat digit).
• Perhatikan penggunaan tanda/symbol yang digunakan karena bila kurang atau salah penempatan maka rumus tidak akan berfungsi.

Silahkan berkreasi dengan tips ini, karena saya yakin para officer yang bergelut dengan berbagai macam format laporan akan sangat membutuhkannya. Demikian cara yang saya gunakan untuk menyatukan atau menerjemahkan tanggal menjadi sebuah teks pada excel, semoga dapat membantu.

CARA MENGURUTKAN (SHORT) DATA OTOMATIS DI EXCEL 2007

CARA MENGURUTKAN (SHORT) DATA OTOMATIS DI EXCEL 2007

Goez ini

1 komentar

Untuk kebutuhan tertentu didalam pengolahan data secara numerik pada Microsoft Excel 2007 kita akan diminta untuk mengurutkan sebuah data acak dan biasanya dari nilai yang terkecil sampai dengan yang terbesar. Bila jumlahnya tidak terlalu banyak mungkin saja anda dapat melakukannya secara manual, namun bagaimana bila jumlah data tersebut berjumlah puluhan bahkan ratusan? tentunya dibutuhkan sebuah cara yang otomatis untuk mempercepat pekerjaan kita.

Dari pengalaman saya, ada 2 cara yang dapat kita gunakan agar data otomatis terurut yaitu :

1. Menggunakan fungsi short yang disediakan oleh Excel

Melalui fungsi ini anda dapat dengan cepat dan mudah mengurutkan data acak pada sel atau kolom tertentu, seperti pada contoh berikut ini :

Tabel 1

Pada tabel di samping terlihat data penjualan dari sebuah toko dengan jenis produk yang sama hanya berbeda merek yaitu A sampai J dengan tingkat penjualan yang berbeda-beda dalam satu bulan (sel C3 sampai C12).

Dari data ini tentunya kita ingin mengetahui merek apa yang memiliki tingkat penjualan terendah, sedang dan tingkat penjualan tertinggi.

Untuk maksud tersebut silahkan blok angka 117 sampai dengan nilai terakhir yaitu 156 >> di dalam area blok, klik kanan mouse dan pilih Short smallest to Largest. Berikut adalah screen shootnya :

Tabel 2

Operasi tersebut akan menghasilkan data terurut dari yang terkecil sampai dengan yang terbesar, demikian pula dengan merek produknya yang akan ikut menyesuaikan dan terlihat seperti ini :

Tabel 3

Pada tabel tersebut terlihat bahwa produk dengan merk E memiliki tingkat penjualan terendah kemudian meningkat ke bawah sampai dengan merek C dengan tingkat penjualan tertinggi.

2. Menggunakan rumus 

Mungkin sahabat akan sempat bertanya, mengapa harus menggunakan rumus? rumus digunakan bila kita ingin menggurutkan data seperti pada contoh sebelumnya pada sel atau kolom yang berbeda. Misalkan saja pada kolom D. 

Silahkan anda perhatikan lagi data tabel 1 di atas dimana nilai yang akan kita analisis berada pada range C3:C12, maka untuk mencari nilai penjualan terendah pertama, maka rumus yang kita ketikkan adalah : 

=SMALL($C$3:$C$12;1) akan menghasilkan 105

=SMALL($C$3:$C$12;2) akan menghasilkan nilai 106

demikian juga seterusnya...

Nah, sekarang kita akan mencoba untuk mengurutkan data tersebut pada kolom D secara otomatis hanya dengan satu rumus saja. Rumus ini berfungsi membaca range dari sel-sel yang berisi data seperti pada Tabel 1. Berikut ini adalah gambarnya :

Tabel 4

Pada Sel D3 masukkanlah rumus :

=SMALL($C$3:$C$12;ROW()-2)

Penjelasannya :

• Small : Nilai terkecil dari kumpulan data acak yang dianalisis.
• $C$3:$C$12 adalah range data.
• Bila tanda ; tidak berfungsi silahkan diganti dengan tanda , (koma). 
• -2 adalah jumlah sel kosong sebelum sel D3, yang berarti bila terdapat 3 sel kosong sebelum D3 maka anda harus mengganti -2 menjadi -3 (silahkan disesuaikan).

Bila hasil rumus telah muncul, silahkan dicopy kebawah dengan cara mendrag mouse (tarik rumus ke bawah tepat pada saat tanda plus + muncul di pojok kanan nilai 105). Hasil yang didapatkan adalah seperti ini :

Tabel 5

Demikian cara otomatis untuk mengurutkan data dari nilai yang terkecil sampai dengan yang terbesar menggunkan fungsi Short dan rumus pada Microsoft Excel 2007, semoga dapat mudah difahami dan memberi kemudahan bagi rekan-rekan.

MEMASUKKAN SIMBOL "Rp" OTOMATIS PADA EXCEL

MEMASUKKAN SIMBOL "Rp" OTOMATIS PADA EXCEL

Goez ini

2 komentar

Memasukkan simbol Rp otomatis pada Excel - Untuk laporan keuangan yang dibuat melalui Excel seperti buku KAS, Kuitansi ataupun pelaporan transaksi bulanan rutin yang penyajiannya menggunakan satuan rupiah pada awal penulisan kemudian diikuti oleh jumlah nominalnya.

Sebagai contoh bila terbilangnya adalah "Dua juta rupiah" maka penulisannya pada Excel adalah Rp 2000.000 . Bila jumlah transaksi tidak seberapa mungkin itu bukan suatu persoalan namun bila jumlahnya sangat banyak tentunya kita akan  kerepotan juga memasukkan simbol tersebut secara manual (satu-persatu). Nah, pada tulisan ini saya akan mencoba memasukkan satuan Rp tersebut secara otomatis.

Berikut ini adalah tabel transaksi bulanan yang dibuat secara sederhana :

Pada kolom terakhir tabel yang berjudul Jumlah uang, terlihat bahwa nominal angkanya belum dilengkapi simbol Rp. Untuk menambahkan atribut tersebut secara otomatis sobat harus memblok baris yang berisi angka 100.000 sampai dengan 750.000, lalu masih dalam area blok klik kanan mouse dan pilih Format cells. Berikut screen shootnya :

Pada tab Number pilihlah : Custom 

Di kolom type masukkanlah aturan berikut : Rp. #.#0

Lihatlah previewnya pada kolom Sample

Terakhir klik OK

Melalui fungsi ini anda dapat saja memodifikasi satuan tersebut menjadi pilihan yang berbeda, misalkan untuk penempatan simbol bisa dibuat sebelum nominal angka ataupun sesudahnya. Sekarang kita kembali lagi pada contoh Tabel yang sebelumnya dibuat, maka hasil customisasi tersebut akan terlihat seperti ini :

Semoga cara otomatis  ini bisa sedikit mempermudah sobat disaat membuat transaksi keuangan melalui Excel tanpa dipusingkan lagi dengan metode manual memasukkan simbol Rp satu-persatu.

CARA MENGUBAH FILE WORD-EXCEL 2007 MENJADI PDF TANPA SOFTWARE

CARA MENGUBAH FILE WORD-EXCEL 2007 MENJADI PDF TANPA SOFTWARE

Goez ini

8 komentar

Untuk mengubah sebuah file word atau excel 2007 menjadi PDF sebenarnya dapat kita lakukan tanpa bantuan sebuah software. Microsoft sebagai pengembang tunggal dalam hal ini sudah memberikan kemudahan bagi penggunanya, melalui sebuah tool yang nantinya akan terintegrasi pada office anda. 

Tool ini support dengan sistem operasi Windows server 2003, Vista ataupun XP service pack 2 dan bekerja pada beberapa Microsoft office 2007 seperti :

1. Word.
2 .Excel.
3. PowerPoint
4. Access.
5. InfoPath.
6. OneNote.
7. Publisher.
8. Visio.

Bagi anda yang berminat untuk mencoba tips ini, silahkan ikuti langkah berikut :

1. Untuk mendownload toolnya silahkan langsung menuju halaman berikut ini.
2. Setelah sukses terdowload, double klik file tersebut dan ikuti instruksi penginstallan sampai selesai.
3. Sekarang coba buka sebuah file Word ataupun Excel yang akan diubah, kemudian klik office button yang letaknya di pojok kiri atas halaman, arahkan mouse pada pilihan save as lalu pilihlah PDF or XPS.

 

4. Tunggu prosesnya sampai selesai hingga file tersebut sekarang berubah format menjadi type PDF.

Tips tambahan :

• Untuk mempercepat convert file ada baiknya anda membuat shortcut dari tool ini dengan cara membuka office button, save as lalu klik kanan pada PDF or XPS dan pilih Add to quick access toolbar.
• Sebaiknya file yang diubah menjadi format PDF adalah duplikat dari file aslinya (.docx & .xlsx), sehingga anda memiliki dua file dalam format yang berbeda.

Semoga  tool ini akan mempermudah anda saat mengubah sebuah file di word ataupun Excel 2007 menjadi format PDF.

WRAP TEXT = MEMBUAT KETIKAN TIDAK TERPOTONG DI EXCEL

WRAP TEXT = MEMBUAT KETIKAN TIDAK TERPOTONG DI EXCEL

Goez ini

0 komentar

Apakah kegunaan Wrap text saat kita bekerja di Excel? Wrap text berfungsi untuk mengatur ketikan agar tidak terpotong pada sebuah sel, terlebih lagi bila kata-kata yang dibuat sangat panjang dan telah dibatasi oleh kolom.

Hal ini terkadang menjadi permasalahan tersendiri, terutama disaat kita diminta membuat data dengan berbagai item pada kolom yang banyak. Microsoft Excel sendiri sebenarnya sudah memberi fasilitas untuk pengaturan teks ini.

Untuk lebih memperjelas pembahasan ini, coba sahabat perhatikan dan bandingkan gambar berikut :

Terlihat bahwa kata-kata yang kita ketikan pada kolom 1 tidak mencukupi atau melewati batas sampai masuk ke kolom 2. Untuk membuat tulisan berada pada satu sel tanpa terpotong, anda dapat memanfaatkan Wrap Text. Caranya cukup klik pada sel dimana ketikan diawali lalu pilih Wrap text, sehingga hasilnya terlihat pada gambar ini (silahkan klik untuk memperbesar) :

Sekarang ketikan yang awalnya melewati batas kolom, dengan menggunakan Wrap text menjadi berada pada selnya, sehingga tulisan terlihat lebih rapi dan mempermudah pengaturan anda.

Demikian cara saya untuk mengatur ketikan agar tidak terpotong dan terlihat cukup dalam satu sel. Semoga akan lebih menambah referensi sahabat agar lebih mudah saat bekerja dengan menggunakan Microsoft Excel.

CARA MENCARI MODUS, MEDIAN DAN MEAN PADA EXCEL

CARA MENCARI MODUS, MEDIAN DAN MEAN PADA EXCEL

Goez ini

0 komentar

Bagi rekan-rekan pelajar atau mahasiswa yang sudah mendapatkan materi Matematika/Statistik tentang cara mencari nilai modus, median dan mean pastinya sudah memiliki gambaran tentang hal ini. Untuk menguji kebenaran dari masing-masing nilai tersebut tidak ada salahnya bila kita menggunakan Microsoft Excel sebagai pembanding. Yang paling penting adalah konsep dasar perhitungan secara manual sudah anda kuasai.

Definisi :

Modus adalah angka yang frekuensinya paling sering muncul atau berulang-ulang pada sebuah data.

 Rumus Excelnya adalah : =MODE(range:range) kemudian Enter

Median adalah nilai tengah dari sebuah data, setelah data tersebut diurutkan dari yang terkecil sampai yang terbesar. Rumus Excelnya adalah : =MEDIAN(range:range) kemudian Enter

Mean adalah nilai rata-rata dari sebuah data, diperoleh dari penjumlahan keseluruhan data dibagi (/) jumlah data itu sendiri. Rumusnya : =AVERAGE(range:range) kemudian Enter

Sekarang akan kita coba untuk mengaplikasikannya dengan menggunakan rumus Excel, seperti pada gambar berikut ini :

Dari gambar tersebut terlihat bahwa data ujian Matematika telah diurutkan berdasarkan nilai paling kecil sampai dengan yang terbesar, sedangkan range yang digunakan adalah angka yang terdapat pada sel C9 sampai dengan C19. Demikian penjelasan saya tentang cara mencari nilai Modus, Median dan Mean pada Excel...semoga bermanfaat.

RUMUS-RUMUS DASAR DAN PENGGUNAANNYA PADA EXCEL

RUMUS-RUMUS DASAR DAN PENGGUNAANNYA PADA EXCEL

Goez ini

0 komentar

Setelah beberapa waktu yang lalu saya menuliskan tentang Fungsi IF sederhana dan bertingkat pada Excel, sempat terfikir kalau tulisan tersebut akan lebih mudah difahami oleh rekan-rekan yang telah mengerti tentang rumus dasar pengoperasian pada Excel, nah bagaimana dengan sahabat yang sama sekali baru belajar atau ingin memperdalam penggunaan Ms. Office yang satu ini.

Atas dasar pertimbangan itulah saya berkeinginan membuat postingan ini, tujuannya agar kita sama-sama dapat memanfaatkan kemudahan yang ditawarkan Excel saat mengolah data dan angka. Jadi maaf, tulisan ini bukan untuk dibaca oleh sahabat yang telah mahir atau bisa dibilang master Excel :).

Baiklah, sekarang kita coba mengupas sedikit dasar-dasar operasi atau rumus yang umumnya digunakan saat bekerja dengan Excel.

◊ Tanda sama dengan (=)

Tanda ini menurut saya adalah lambang terpenting dalam pengoperasian Excel, tanpanya maka baik itu penjumlahan, pengurangan dan pembagian tidak akan bisa dijalankan dengan kata lain semua perhitungan selalu diawali tanda = .

◊ Tanda Plus (+)

Lambang ini digunakan saat sahabat ingin melakukan penjumlahan antar sel, misalkan saja :

Pada sel A1-----> diketikkan angka 5

Pada sel A2------> diketikkan angka 7

Kemudian kita ingin menjumlahkan angka pada kedua sel tersebut pada sel A3, sehingga rumus yang diketikkan adalah : 

Pada sel A3-------> diketik =A1+A2 atau bila jumlah data dalam sebuah sel cukup banyak anda dapat menggunakan fungsi "Autosum" yang ditandai dengan lambang sigma Σ. Cara penggunaanya,letakkan kursor pada salah satu sel kosong dan klik sekali tanda sigma tesebut (letaknya disebelah kanan atas lembar Excel) kemudian arahkan mouse pada angka-angka yang ingin dijumlahkan dengan cara menarik tanda titik-titik yang muncul pada seluruh sel yang ingin dijumlahkan. Dengan contoh yang sama bila menggunakan rumus autosum akan menjadi =SUM(A1:A2)

◊ Tanda Minus (-)

Tanda ini digunakan untuk melakukan operasi pengurangan antara sel yang satu dengan yang lainnya. Misalkan :

Sel B1-----> berisi angka 9

Sel B2-----> berisi angka 6

Pada sel B3 kita ingin melakukan pengurangan sel B1 terhadap B2, sehingga rumusnya menjadi =B1-B2

◊ Tanda slash (/)

Untuk melakukan operasi pembagian maka rumus slash "/" inilah yang digunakan.

misalkan :

Sel C1-----> berisi angka 100

Sel C2-----> berisi angka 20

Kemudian kita ingin membagi jumlah sel C1 terhadap angka yang terdapat pada sel C2 pada sel C3, sehingga rumus yang kita ketikkan pada C3 adalah =C1/C2

◊ Tanda (*)
Tanda bintang ini digunakan saat anda ingin melakukan operasi perkalian antar sel, untuk pengaplikasiannya sama saja dengan contoh-contoh sebelumnya hanya saja simbol yang digunakan adalah * . 

Tambahan :

Untuk lebih mempercepat sebuah operasi perhitungan, setelah mengetikkan tanda "=" (tanpa tanda kutip) pada sebuah sel yang telah ditentukan kemudian kliklah angka-angka pada sel-sel yang ingin dijumlahkan, dikurangi atau dibagi dan diakhiri dengan  satu kali "Enter".

Bila rumus pada sebuah kolom adalah sama, anda tinggal mendrag pointer mouse (arahkan pointer ke pojok kanan bawah sel yang ditandai sampai muncul tanda plus + kemudian tahan dan tarik pointer mouse sampai dengan sel yang telah ditentukan), cara ini dapat juga dikatakan sebagai cara cepat untuk meng-copy rumus.

Untuk rekan-rekan yang baru saja menggunakan Excel, mungkin ini dulu yang dapat saya sampaikan. Rumus dasar ini dapat dikembangkan lagi tergantung kebutuhan, rajin berlatih adalah kunci utama untuk lebih memahami berbagai operasi perhitungan pada Excel.

TIPS PRINT TABEL YANG PANJANG PADA EXCEL

TIPS PRINT TABEL YANG PANJANG PADA EXCEL

Goez ini

0 komentar

Semoga sahabat sekalian tidak bosan dengan berbagai tips yang saya sajikan di blog ini. Kali ini saya akan mencoba membagi sedikit pengalaman yaitu tips untuk print atau mencetak data yang disajikan dalam bentuk tabel yang jumlah kolomnya panjang/banyak di Excel.

Walaupun terkesan sepele, namun dalam prakteknya tips ini sangat bermanfaat. Permasalahan yang sering kita hadapi adalah bila jumlah kolom pada tabel jumlahnya cukup banyak, sehingga pada saat dokumen diprint terdapat bagian yang terpotong atau tidak semuanya bisa masuk pada pilihan kertas yang kita gunakan.

Untuk mengatasi hal tersebut, beberapa langkah dapat kita lakukan dan hasilnya lumayan efektif :

1. Menentukan jenis kertas
Ini merupakan langkah pertama yang harus dilakukan, kesesuaian ukuran kertas akan menetukan hasil print yang diinginkan. Untuk Hasil maksimal gunakanlah kertas ukuran folio atau F4 namun hal tersebut tidaklah baku, semuanya tergantung kebutuhan.

2. Orientasi kertas
Pada pilihan ini terdapat dua mode yaitu potrait (tegak lurus) dan landscape (horizontal atau memanjang). Untuk tampilan data dalam bentuk tabel dengan jumlah kolom yang banyak, maka mode landscape dapat menjadi pilihan kita.

3. Mengatur besar kolom
Agar semua kolom dapat tercetak pada kertas, anda dapat mengatur ukurannya dengan menggeser ke kiri atau ke kanan baik langsung melalui lembar kerja ataupun melalui print priview.  Untuk point ini silahkan baca anda dapat membaca tulisan saya sebelumnya.

Untuk ke tiga langkah di atas semuanya terangkum pada menu Tab Page Layout yang terdapat pada lembar kerja Excel anda.

4. Mengatur skala tampilan
Dengan mengatur skala tampilan maka secara keseluruhan hasil print dapat kita ubah-ubah. Secara default/normal  nilai dari skala ini adalah 100%, nah bila ternyata ukuran tabel yang kita buat terlalu panjang dan melebihi ukuran kertas maka anda dapat mengubah skala tersebut menjadi lebih kecil misalkan 80-90 % sehingga tabel nantinya dapat diprint walaupun hasilnya akan terlihat lebih kecil. Untuk menggunakan pilihan ini silahkan klik tab Page Layout ----> Scale dan ubahlah nilainya.

Demikian sedikit tips yang pernah saya gunakan saat mencetak tabel yang jumlah kolomnya banyak/panjang di Excel. Bila ada yang masih kurang jelas dalam tulisan saya ini, silahkan anda bertanya melalui kolom komentar. Semoga bermanfaat !

CARA CEPAT MENCARI SEBUAH KATA DI FILE EXCEL 2007

CARA CEPAT MENCARI SEBUAH KATA DI FILE EXCEL 2007

Goez ini

4 komentar

Sebuah file yang kita disajikan di dalam Excel 2007 dapat berisi bermacam-macam data yang disusun berdasarkan pola-pola tertentu tergantung dari kebutuhan masing-masing, misalkan saja : Daftar nominatif barang, rekap absensi karyawan, penggajian dan sebagainya. Di dalam prakteknya pengolahan data tersebut tidak bisa sekali jadi alias sering kali kita akan melakukan pengeditan untuk memperbaiki atau mengubahnya.

Misalkan saja saat diminta untuk membuat daftar petikan gaji dari seluruh karyawan di tempat kerja anda, maka sudah dapat dipastikan data tersebut akan berisi puluhan bahkan ratusan nama karyawan lengkap dengan uraian gaji yang diterimanya. Bila terjadi kesalahan entry data, maka anda diharuskan untuk segera memperbaikinya dimana tentunya yang menjadi patokannya di sini adalah nama dari karyawan yang bersangkutan. Sungguh suatu hal yang sangat merepotkan bila kita mencari nama tersebut secara manual dengan menscrool mouse dari halaman ke halaman.

Untuk mempercepat pengeditan, Excel 2007 telah menyediakan sebuah fasilitas pencarian atau dalam bahasa Inggrisnya “Find and Replace”. Fitur ini diwakili oleh icon teropong yang terletak di pojok kanan halaman Excel anda. Atau anda dapat menggunakan perintah Ctrl + F di keyboard untuk memunculkannya. Berikut adalah screen shootnya :

Penjelasannya :

Untuk menggunakannya silahkan ketikkan nama atau kata yang ingin anda cari pada kotak pencarian "Find What", pada contoh sesuai dengan gambar di atas saya mengetikkan kata Andi kemudian tekan enter atau klik Find Next maka secara otomatis pointer mouse akan langsung berada pada kata tersebut. Bila jumlah nama tersebut berjumlah lebih dari satu, silahkan klik "Find All" maka seluruh kata beserta atributnya akan muncul pada kotak paling bawah (bertanda biru) lengkap dengan sheet, Cell, Value atau formula (rumus) bila ada.

Sedangkan tab "Replace" digunakan bila anda ingin mengganti kata kunci pencarian misalnya dengan angka 1 atau kata lainnya, silahkan isikan saja pada kotak "Replace With" kemudian klik Replace All, maaf disini saya tidak dapat menampilkan screen shootnya tetapi saya yakin anda mudah untuk mengaplikasikannya. Menurut saya fungsi ini lebih dikhususkan untuk mengkalkukasikan jumlah data tertentu misalkan saja jenis kelamin. 

Demikian sedikit penjelasan saya mengenai cara mudah dan cepat untuk mencari sebuah kata pada sebuah file di Excel 2007 dengan menggunakan Fungsi Find and Replace. Semoga dapat bermanfaat bagi kita semua. 

CARA MENGATUR MARGIN KERTAS WORD & EXCEL MELALUI PRINT PREVIEW

CARA MENGATUR MARGIN KERTAS WORD & EXCEL MELALUI PRINT PREVIEW

Goez ini

3 komentar

Kembali lagi dalam kesempatan yang baik ini saya akan berbagi tips cara mengatur margin kertas baik dalam lembaran kerja word ataupun excel 2007 melalui fasilitas print preview. Tips ini memang terkesan sederhana, akan tetapi dalam prakteknya sangatlah dapat diandalkan terutama bagi anda yang terbiasa membuat dokumen dengan ukuran margin kertas yang belum ditentukan sebelumnya.

Alasan lainnya adalah terkadang ukuran kertas (bagian tepi) yang terlihat pada lembaran kerja Word ataupun Excel hasilnya tidak sama setelah diprint apakah itu terlalu ke kiri atau terlalu menjorok ke kanan. Pengaturan margin kertas melalui print preview ini juga sangat efektif digunakan untuk mengatur lebar sebuah tabel/bagan yang kita buat pada sebuah dokumen.

Untuk lebih memudahkan dalam penerapan trik ini, ada baiknya anda membaca tulisan saya sebelumnya tentang cara menampilkan batas kertas pada lembaran kerja Ms. Word, di sini saya mengasumsikan anda telah menyelesaikan sebuah dokumen baik di Word maupun Excel dan siap untuk dicetak. Urutan langkah selanjutnya adalah kita tinggal menampilkan icon perintah print preview di sini saya mengambil contoh pada lembaran Word :

• Klik tanda panah kecil (customize quick acces toolbar) yang terletak di atas menu Home, pada format standar biasanya telah terdapat icon save, undo dan redo.

• Pilih More command (NB: bila pilihan print preview sudah terlihat maka tinggal dicentang saja), kedua langkah ini dapat terlihat pada gambar berikut :

• Jendela customize akan terbuka, silahkan anda cari dan pilih icon print preview lalu klik Add  sehingga icon tersebut berpindah ke jendela sebelah kanan.

• Kemudian klik OK.

Sekarang sebuah icon print preview telah muncul pada bagian atas menu Word anda dan siap untuk di gunakan.

Oke sekarang tinggal mempraktekkan penggunaannya, setelah anda selesai membuat dokumen klik saja icon print preview tersebut maka kita akan masuk pada halaman pengaturan baru seperti pada gambar berikut :

Untuk mengatur margin (batas kertas) dan besarnya kolom, anda dapat menggeser bilah tab yang saya tandai dengan lingkaran merah baik itu ke kanan ataupun ke kiri sedangkan untuk margin atas ataupun bawah anda juga dapat mengaturnya sendiri pada bilah kiri yang saya tandai dengan anak panah ke atas dan ke bawah. Point penting yang tidak boleh terlewatkan pada print preview ini pada Word adalah pastikan show ruler telah tercentang sedangkan untuk Excel jangan lupa untuk mencentang show margin. Demikian tips yang dapat saya sampaikan dalam kesempatan ini, semoga bermanfaat.

MEMASUKKAN TABEL PERHITUNGAN EXCEL DI WORD 2007

MEMASUKKAN TABEL PERHITUNGAN EXCEL DI WORD 2007

Goez ini

0 komentar

Apakah anda pernah diminta untuk membuat sebuah laporan pada Word 2007 akan tetapi sebagian isinya merupakan penyajian angka dalam bentuk tabel perhitungan ? tentunya hal tersebut akan menjadi hal yang cukup merepotkan bila semuanya dilakukan secara manual karena sejatinya fungsi Word adalah sebagai tool pengolah kata. Namun permasalahan ini ternyata dapat dengan mudah untuk dipecahkan, solusinya adalah dengan memasukkan langsung sheet perhitungan Excel pada lembar kerja anda.

Baiklah sekarang kita langsung masuk pada pokok bahasan sesungguhnya, untuk lebih memperjelas langkah-perlangkah yang kita butuhkan saat memasukkan tabel perhitungan Excel ini saya akan melengkapinya dengan beberapa ilustrasi gambar. Berikut ini adalah urutannya :

1. Bukalah lembaran Ms. Word 2007 seperti biasanya.
2. Untuk memasukkan tabel perhitungan Excel, letakkan kursor pada posisi yang telah ditentukan, kemudian klik menu Insert ---> klik tanda panah kecil pada Table dan pilihlah Excel spreadsheet.

Sampai dengan langkah ini maka sebuah tabel Excel akan terlihat pada lembar kerja anda, seperti halnya contoh yang telah saya buat di gambar berikut ini :

Pada saat bekerja di lembaran Excel ini, maka otomatis semua menu yang berada pada Word akan berubah menjadi menu layaknya saat anda bekerja di Ms. Excel atau dengan kata lain bahwa seluruh fungsi Excel akan berjalan normal saat anda berada pada tabel perhitungan tersebut.

Beberapa poin yang perlu mendapatkan perhatian di sini adalah :

• Setelah tabel perhitungan tersebut selesai anda buat, kliklah pada area luar tabel maka secara otomatis lembaran kerja akan kembali pada format Word.
• Bila anda telah kembali pada format Word dan ingin melakukan pengeditan isi pada tabel yang telah dibuat, lakukan double klik pada area tabel.
• Untuk memperjelas garis, gunakan fungsi Border and Shading (anda dapat mengaturnya dengan mudah), demikian pula halnya dengan ukuran kolom dan tinggi barisnya silahkan untuk disesuaikan sendiri.
• Untuk mengatur besarnya tabel secara keseluruhan, geserlah 8 (delapan) titik batas seperti yang terlihat pada gambar di atas.

Semoga melalui penggabungan tabel perhitungan Excel ini, pekerjaan yang anda buat melalui Word 2007 akan lebih mudah untuk terselesaikan. Selamat mencoba !

CARA MENGUBAH NAMA DAN MENAMBAH SHEET PADA EXCEL

CARA MENGUBAH NAMA DAN MENAMBAH SHEET PADA EXCEL

Goez ini

0 komentar

Bagi anda yang terbiasa mengolah data melalui Excel, cara mengubah nama dan menambah sheet ini termasuk tips dasar akan tetapi akan menjadi sangat bermanfaat bagi sahabat yang belum mengetahuinya. Secara default setiap membuka halaman baru, kita akan melihat 3 (tiga) sheet atau elemen halaman yang dapat digunakan untuk mengolah data. Setiap sheet tersebut dapat diubah baik itu : namanya, warna, ditambah atau dikurangi. Dalam prakteknya cara ini akan sangat berguna bagi anda yang membuat data secara periodik berformat sama, misalnya data penjualan per-minggu/bulan/tahun sehingga akan mempermudah pengklasifikasian dan tentunya akan terlihat lebih rapi.

Berikut ini adalah penampakan sheet pada halaman Excel yang baru kita buka :

Cara mengubahnya adalah :
 

Arahkan pointer mouse pada sheet, kemudian Klik kanan dan perhatikan perintah yang muncul tersebut.

Insert >> adalah pilihan untuk menambahkan atau menyisipkan sheet baru, anda juga dapat menekan kombinasi Shift + F11.

Delete >> Untuk menghapus sheet yang kita inginkan, hati-hati dengan pilihan ini karena setelah penghapusan maka tidak bisa di undo lagi (Ctrl + Z).

Rename >> Pilihan untuk mengubah nama sheet, silahkan ketikkan kata yang anda inginkan lalu tekan enter.

Tab Color >> Sorot pilihan ini bila anda ingin memberi warna pada sheet tertentu dan pilihlah salah satu warna yang disediakan.

Sebagai contoh, berikut ini adalah gambar sheet standar yang telah saya ubah :

Jika ada dari sahabat yang belum jelas baik tentang cara mengubah nama, memberi warna, menambah atau mengurangi sheet di Excel ini dapat menanyakannya melalui kolom komentar.

MENGGUNAKAN FUNGSI TERBILANG PADA EXCEL 2007

MENGGUNAKAN FUNGSI TERBILANG PADA EXCEL 2007

Goez ini

14 komentar

Dalam kesempatan ini saya akan sharing salah satu fungsi spesial pada Excel 2007, yaitu fungsi terbilang. Fungsi terbilang pada Excel ini dapat didefinisikan sebagai sebuah rangkaian perintah untuk mengubah sejumlah angka menjadi huruf secara otomatis, sehingga meminimalisir kesalahan kita saat membuat berbagai laporan keuangan.

Fungsi terbilang ini saya katakan spesial karena ini murni buatan anak bangsa, sehingga kita patut berbangga karenanya. Untuk dapat menggunakan fungsi ini pada Excel 2007, diperlukan beberapa langkah, yaitu :

1. Mendownload Add-Ins (serangkaian script-perintah), yang nantinya akan kita masukkan pada Excel. Silahkan download di sini.

2. Setelah Add-ins terdownload, buka Ms. Excel anda

3. Klik Office button di pojok kiri atas halaman Excel.

4. Klik Excel Options
 

5. Pilih Add-Ins pada menu sebelah kiri

6. Lihat ke bawah, terdapat tulisan Manage : Excel Add-ins >>  lalu klik Go..

7. Pilih Browse >> dan cari lokasi Add-ins yang telah terdownload pada langkah 1 >> Kalau sudah ketemu double klik file tersebut. Pada jendela Add-ins akan terlihat fungsi terbilang tersebut ditandai dengan tanda centang >> Silahkan klik OK

8. Sekarang Ms. Excel anda telah memiliki sebuah Add-ins fungsi terbilang >> tutup halaman Excel dan buka kembali, sebagai contoh sekarang saya akan mengetikkan angka 1.000 pada sel B4 yang terlihat pada gambar berikut dan untuk menggunakan fungsi terbilang maka saya akan memasukkan rumus  =terbilang(B4;1;"rupiah") pada sel B6 lalu tekan enter, sehingga hasilnya seperti gambar berikut :

Penjelasan rumus :

=terbilang(B4;1;"rupiah") 

• B4 = Letak nominal angka pada sel Excel yang akan kita ubah menjadi huruf dengan fungsi terbilang ini.
•  1 = Style huruf yang yang terlihat pada output, di sini pilihannya antara 1 sampai dengan 4.
•  rupiah = adalah satuan yang digunakan, anda dapat saja mengubahnya menjadi Kg, Km, Unit dan sebagainya sesuai dengan kebutuhan. 

Untuk lebih memperjelas lagi, perhatikan contoh rumus berikut (sesuai dengan gambar di atas) :

=terbilang(B4;1;"rupiah") akan menghasilkan SERIBU RUPIAH

=terbilang(B4;2;"rupiah") akan menghasilkan seribu rupiah

=terbilang(B4;3;"rupiah") akan menghasilkan Seribu Rupiah

=terbilang(B4;4;"rupiah") akan menghasilkan Seribu rupiah

Demikian penjelasan saya mengenai cara menggunakan fungsi terbilang pada Excel 2007, semoga dapat bermanfaat dan mudah difahami.

COPY-PASTE DATA EXCEL 2007 AGAR FORMAT TIDAK BERUBAH

COPY-PASTE DATA EXCEL 2007 AGAR FORMAT TIDAK BERUBAH

Goez ini

0 komentar

Bila anda memiliki rutinitas sebagai pengolah data melalui Excel 2007 pastilah akan terbiasa dengan istilah copy-paste, terlebih lagi bila data tersebut memiliki format (rumus) yang sudah baku atau tidak berubah. Biasanya data tersebut dibuat secara periodik dan dapat langsung kita copy-pastekan pada sheet yang berbeda. Hanya saja, yang sering menjadi persoalan adalah ketika data tersebut dipastekan, maka seluruh format atau bentuknya (tidak termasuk rumus) akan berubah biasanya ini terjadi pada bentuk tabel.

Bagi pengguna Excel 2007, persoalan tersebut sebenarnya dapat mudah teratasi, melalui cara berikut :

1. Seperti biasa copy seluruh halaman dengan memunculkan tanda + (plus) di pojok kiri atas halaman Excel anda >> lalu klik kanan mouse dan pilih copy.

2. Buka sheet atau halaman baru, kemudian tentukan letak kursor dimana data nantinya akan dipastekan.

3. Klik tanda panah kecil pada logo paste yang ada di sebelah kiri-atas halaman Excel.

4. Pilih "Paste Special" dan pastikan pada pilihan paste yang terpilih adalah All kemudian pada Operation yang terpilih adalah None.

Walaupun demikian permasalahan yang sering muncul adalah ketidaksesuaian ukuran kolom pada saat mempaste di halaman atau sheet baru, solusi untuk hal tersebut adalah jangan langsung memilih All akan tetapi pilihlah Column widhts terlebih dahulu kemudian munculkan kembali opsi paste special barulah pilih All.

5. Klik OK

Dengan cara di atas maka copy-paste data pada Excel 2007 tidak akan mengubah format asli dari data yang kita gunakan sebagai acuan baku. Selamat mencoba dan semoga bermanfaat.

CARA MEMBUAT KOP SURAT DI SEMUA HALAMAN EXCEL

CARA MEMBUAT KOP SURAT DI SEMUA HALAMAN EXCEL

Goez ini

3 komentar

Bila sebelumnya saya telah membuat artikel tentang cara membuat kop surat di Ms.Word, pada kesempatan kali ini kita akan mencoba membuatnya di Excel 2007 dan nantinya kop surat tersebut dapat digunakan pada semua halaman Excel.

Letak kesulitan untuk membuat kop surat di Excel ini adalah pada pembuatan garis bawah border kopnya, sangat berbeda dengan saat membuat di Ms. Word. Akan tetapi semua itu pasti ada solusinya, semasih kita mau untuk mencari jalan keluarnya :). Langsung saja ke topik utama, sahabat dapat mengikuti langkah berikut ini :

1. Buka terlebih dahulu kop surat yang anda buat di Ms. Word, setelah itu tekan Prt Sc-SysRq pada keyboard untuk mengambil/mengcopy langsung.

2. Buka Ms. Office picture manager, kemudian tekan kombinasi Ctrl + V sehingga gambar kop surat yang tadi tercopy akan ter-paste pada tool ini.

3. Masih dalam Ms. Office picture manager, gunakan fasilitas crop (potong) untuk memotong bagian yang tidak dibutuhkan pada gambar, karena disini kita hanya akan mengambil persis bagian kop suratnya saja lalu beri nama file tersebut agar memudahkan kita untuk memasukkan pada Excel. Sahabat juga dapat membaca tulisan saya tentang cara mengedit gambar dengan tool ini. Untuk lebih memperjelas maksud saya, screen shootnya adalah sebagai berikut :

4. Setelah gambar selesai diedit, bukalah Ms. Excel anda > pilih tab Insert > pilih Header & Footer .

5. Setelah kotak Header terbuka, pilih picture (pilihan ini terdapat pada tab Design) > kemudian masukkan gambar kop surat yang telah kita buat pada langkah 3, masih ingat nama filenya kan? he...

6. Atur tinggi header dengan top margin yang terletak di bilah samping sebelah kiri, untuk hasilnya adalah sebagai berikut.

 

Nah, itulah trik saya untuk cara membuat kop surat di semua halaman Excel. Sekarang tinggal dicetak aja tuh, semoga dapat bermanfaat...

MENGGUNAKAN KEYBOARD UNTUK MENGEKSEKUSI PERINTAH EXCEL

MENGGUNAKAN KEYBOARD UNTUK MENGEKSEKUSI PERINTAH EXCEL

Goez ini

0 komentar

Semoga sahabat tidak bosan dengan trik Excel yang saya tuliskan, kali ini kita akan membahas penggunaan tuts keyboard untuk mengeksekusi/menjalankan perintah-perintah di Excel. Hal ini menjadi penting terutama bila suatu saat mouse sedang bermasalah atau memang ada perintah-perintah khusus yang lebih cepat untuk dijalankan menggunakan keyboard.

Sebelum ke langkah selanjutnya, ada baiknya sahabat membaca artikel saya sebelumnya yaitu tentang cara menampilkan simbol perintah di Excel, karena trik kali ini memang berkaitan erat dengan perintah-perintah yang sangat sering kita gunakan (sifatnya fleksibel, tergantung kebutuhan masing-masing).

Setelah semua perintah favorit tersebut kita munculkan, maka saat bekerja pada lembar Excel dan mengandalkan keyboard kita hanya cukup menekan sebuah tombol sakti bernama" Alt " maka seluruh tab dan perintah yang ada di Excel akan muncul dan diwakili oleh angka ataupun huruf-huruf tententu, kira-kira penampakannya seperti screen shoot berikut :

Penggunaannya :

Misalkan sekarang kita akan menambahkah sebuah baris/row maka berdasarkan gambar di atas setelah pointer diletakkan pada area yang telah ditentukan kita dapat langsung menekan angka 9 pada keyboard, demikian pula untuk menghapus sebuah baris kita dapat langsung mengeksekusinya dengan menekan angka 6. Ini hanya contoh saja, dalam kenyataannya sahabat dapat menyesuaikannya dengan perintah-perintah yang ingin dieksekusi. Begitu juga dengan pilihan tab, hanya bedanya pada tab kita akan melewati beberapa tahap sampai dengan eksekusi terakhir (hal ini disebabkan banyaknya variabel di dalamnya).

Tips tambahan :

Selalu tekan tombol Alt kembali untuk memunculkan pilihan eksekusi melalui keyboard, baik untuk mengulang perintah atau menjalankan perintah baru.

Semoga trik menggunakan keyboard untuk mengeksekusi perintah di Excel akan menambah dan memperkaya trik yang telah kita miliki :)

MENGHILANGKAN GARIS BORDER DI KOLOM EXCEL

MENGHILANGKAN GARIS BORDER DI KOLOM EXCEL

Goez ini

0 komentar

Kali ini kita akan membahas hal yang ringan-ringan saja, masih seputar Ms. Excel yaitu cara menghilangkan garis border pada area tertentu di sebuah kolom. Terdengar simple dan terkesan remeh akan tetapi bila hal ini tidak dikuasai tentu akan menghambat proses penyajian data yang ingin dibuat.

Untuk lebih memahami maksud dari menghilangkan garis border di kolom excel ini, silahkan sahabat memperhatikan gambar berikut :

Pada tabel di samping terlihat kalau semua judul berisi satu kolom, hanya tabel dengan judul  Tanda tangan saja yang masih berisikan 2 kolom (warna abu). Biasanya hal ini terjadi karena kita ingin menyatukan dua kolom menjadi satu.

Trik agar garis border tersebut hilang dan tidak tampak pada hasil print adalah melalui beberapa langkah berikut ini :

1. Blok area yang ingin dihilangkan garisnya seperti terlihat pada gambar tersebut.

2. Masih dalam area blok, klik kanan mouse >> pilih format cells.

3. Pada jendela format cells >> pilih tab border seperti yang terlihat pada gambar berikut :

a. Hilangkan garis vertikal yang terlihat pada setting border dengan cara mengkliknya.

b. Pilih OK.

Jika semua langkah sudah selesai, maka hasil yang terlihat pada tabel pertama tadi seperti gambar berikut :

Terlihat kalau garis yang tadinya membatasi kolom "Tanda tangan" sudah tidak terlihat lagi, silahkan sahabat bereksplorasi dengan cara tersebut dan semoga trik sederhana Excel ini bermanfaat...