28 April 2014

CARA MENGURUTKAN (SHORT) DATA OTOMATIS DI EXCEL 2007

Untuk kebutuhan tertentu didalam pengolahan data secara numerik pada Microsoft Excel 2007 kita akan diminta untuk mengurutkan sebuah data acak dan biasanya dari nilai yang terkecil sampai dengan yang terbesar. Bila jumlahnya tidak terlalu banyak mungkin saja anda dapat melakukannya secara manual, namun bagaimana bila jumlah data tersebut berjumlah puluhan bahkan ratusan? tentunya dibutuhkan sebuah cara yang otomatis untuk mempercepat pekerjaan kita.

Dari pengalaman saya, ada 2 cara yang dapat kita gunakan agar data otomatis terurut yaitu :

1. Menggunakan fungsi short yang disediakan oleh Excel
Melalui fungsi ini anda dapat dengan cepat dan mudah mengurutkan data acak pada sel atau kolom tertentu, seperti pada contoh berikut ini :

Cara mengurutkan data otomatis pada Excel, Rumus Short Excel
Tabel 1
Pada tabel di samping terlihat data penjualan dari sebuah toko dengan jenis produk yang sama hanya berbeda merek yaitu A sampai J dengan tingkat penjualan yang berbeda-beda dalam satu bulan (sel C3 sampai C12).

Dari data ini tentunya kita ingin mengetahui merek apa yang memiliki tingkat penjualan terendah, sedang dan tingkat penjualan tertinggi.

Untuk maksud tersebut silahkan blok angka 117 sampai dengan nilai terakhir yaitu 156 >> di dalam area blok, klik kanan mouse dan pilih Short smallest to Largest. Berikut adalah screen shootnya :

Cara mengurutkan data otomatis pada Excel, Rumus Short Excel
Tabel 2













Operasi tersebut akan menghasilkan data terurut dari yang terkecil sampai dengan yang terbesar, demikian pula dengan merek produknya yang akan ikut menyesuaikan dan terlihat seperti ini :

Cara mengurutkan data otomatis pada Excel, Rumus Short Excel
Tabel 3













Pada tabel tersebut terlihat bahwa produk dengan merk E memiliki tingkat penjualan terendah kemudian meningkat ke bawah sampai dengan merek C dengan tingkat penjualan tertinggi.

2. Menggunakan rumus 
Mungkin sahabat akan sempat bertanya, mengapa harus menggunakan rumus? rumus digunakan bila kita ingin menggurutkan data seperti pada contoh sebelumnya pada sel atau kolom yang berbeda. Misalkan saja pada kolom D. 

Silahkan anda perhatikan lagi data tabel 1 di atas dimana nilai yang akan kita analisis berada pada range C3:C12, maka untuk mencari nilai penjualan terendah pertama, maka rumus yang kita ketikkan adalah : 
=SMALL($C$3:$C$12;1) akan menghasilkan 105

=SMALL($C$3:$C$12;2) akan menghasilkan nilai 106
demikian juga seterusnya...

Nah, sekarang kita akan mencoba untuk mengurutkan data tersebut pada kolom D secara otomatis hanya dengan satu rumus saja. Rumus ini berfungsi membaca range dari sel-sel yang berisi data seperti pada Tabel 1. Berikut ini adalah gambarnya :

Cara mengurutkan data otomatis pada Excel, Rumus Short Excel
Tabel 4















Pada Sel D3 masukkanlah rumus :
=SMALL($C$3:$C$12;ROW()-2)

Penjelasannya :
  • Small : Nilai terkecil dari kumpulan data acak yang dianalisis.
  • $C$3:$C$12 adalah range data.
  • Bila tanda ; tidak berfungsi silahkan diganti dengan tanda , (koma). 
  • -2 adalah jumlah sel kosong sebelum sel D3, yang berarti bila terdapat 3 sel kosong sebelum D3 maka anda harus mengganti -2 menjadi -3 (silahkan disesuaikan).
Bila hasil rumus telah muncul, silahkan dicopy kebawah dengan cara mendrag mouse (tarik rumus ke bawah tepat pada saat tanda plus + muncul di pojok kanan nilai 105). Hasil yang didapatkan adalah seperti ini :

Cara mengurutkan data otomatis pada Excel, Rumus Short Excel
Tabel 5















Demikian cara otomatis untuk mengurutkan data dari nilai yang terkecil sampai dengan yang terbesar menggunkan fungsi Short dan rumus pada Microsoft Excel 2007, semoga dapat mudah difahami dan memberi kemudahan bagi rekan-rekan.

Written by: goez ini
Tips dan Trik, Updated at: 12:49 AM

1 comment:

Silahkan berkomentar dengan bijak dan sopan. Kritik dan saran Anda adalah masukan berarti bagi saya.