CARA MENYATUKAN FORMAT TEKS DAN TANGGAL DI EXCEL

CARA MENYATUKAN FORMAT TEKS DAN TANGGAL DI EXCEL

Goez ini

0 komentar

Lama juga rasanya tidak berbagi tips excel melalui blog tercinta ini, nah kali ini saya akan membagikan sebuah tips spesial bagi para officer yaitu Cara menyatukan teks atau tulisan dan format tanggal dalam sebuah sel di Excel.

Awal ketertarikan saya adalah disaat mengerjakan sebuah pekerjaan yang menggunakan format penggabungan ini, memang awalnya terlihat sedikit rumit karena referensi yang sangat minim akan tetapi dengan beberapa percobaan rumus akhirnya tips inipun berhasil saya aplikasikan.

Baiklah sekarang kita mulai saja langkah-langkahnya, sebagai tahap awal adalah membuat beberapa sel yang akan dijadikan master (acuan) dimana nantinya data yang ada di dalamnya akan kita terjemahkan dan kita satukan menjadi sebuah teks. Untuk lebih memperjelas maksud saya, berikut ini saya tampilkan screen shootnya :

 

Pada gambar tersebut di atas, sebagai contoh sederhananya saya hanya menggunakan dua sel saja sebagai master data yaitu sel D3 berisi tempat yaitu Mataram dan E3 yang berisi format tanggal, bulan dan tahun (pilihan ini dapat anda temukan pada pilihan date di format cell). 

Secara umum rumus yang digunakan untuk menerjemahkan dan menggabungkan teks dan tanggal menjadi satu adalah menggunakan rumus berikut :

=TEXT(value; format_text)

Nah sekarang kita akan coba mengaplikasikan menggabungkan kedua data di dalam master tersebut menjadi satu pada sel yang lain, berikut adalah hasilnya :

Sesuai dengan gambar di atas 

----Pada sel D6 rumus yang kita masukkan adalah : 

=D3&", "&TEXT(E3;"DDDD DD MMMM YYYY")

 hasinya akan menjadi : Mataram, Jumat 27 Februari 2015

----Pada sel D8 kita akan mencoba sedikit bereksperimen dengan menambahkan beberapa kata pada akhir format yang ada, dengan rumus :

=D3&", "&TEXT(E3;"DDDD DD MMMM YYYY")&" Kami yang bertandatangan dibawah ini…..dst"

hasilnya akan menjadi : Mataram, Jumat 27 Februari 2015 Kami yang bertandatangan dibawah ini…..dst

----Kemudian pada sel D10 kita akan mencoba menambahkan kata-kata langsung di depan rumus dengan format sebagai berikut : 

="Pada hari ini, "&TEXT(E3;"DDDD DD MMMM YYYY")&" Kami yang bertandatangan dibawah ini…..dst"

Hasilnya menjadi : Pada hari ini, Jumat 27 Februari 2015 Kami yang bertandatangan dibawah ini…..dst

 Keterangan rumus :

• DDDD akan diterjemahkan utuh sesuai dengan hari riil pada format tanggal yang diisikan.
• DD akan diterjemahkan menjadi tanggal (dua digit).
• MMMM akan diterjemahkan menjadi nama bulan.
• YYYY akan diterjemahkan menjadi tahun (emapat digit).
• Perhatikan penggunaan tanda/symbol yang digunakan karena bila kurang atau salah penempatan maka rumus tidak akan berfungsi.

Silahkan berkreasi dengan tips ini, karena saya yakin para officer yang bergelut dengan berbagai macam format laporan akan sangat membutuhkannya. Demikian cara yang saya gunakan untuk menyatukan atau menerjemahkan tanggal menjadi sebuah teks pada excel, semoga dapat membantu.

CARA MENGURUTKAN (SHORT) DATA OTOMATIS DI EXCEL 2007

CARA MENGURUTKAN (SHORT) DATA OTOMATIS DI EXCEL 2007

Goez ini

1 komentar

Untuk kebutuhan tertentu didalam pengolahan data secara numerik pada Microsoft Excel 2007 kita akan diminta untuk mengurutkan sebuah data acak dan biasanya dari nilai yang terkecil sampai dengan yang terbesar. Bila jumlahnya tidak terlalu banyak mungkin saja anda dapat melakukannya secara manual, namun bagaimana bila jumlah data tersebut berjumlah puluhan bahkan ratusan? tentunya dibutuhkan sebuah cara yang otomatis untuk mempercepat pekerjaan kita.

Dari pengalaman saya, ada 2 cara yang dapat kita gunakan agar data otomatis terurut yaitu :

1. Menggunakan fungsi short yang disediakan oleh Excel

Melalui fungsi ini anda dapat dengan cepat dan mudah mengurutkan data acak pada sel atau kolom tertentu, seperti pada contoh berikut ini :

Tabel 1

Pada tabel di samping terlihat data penjualan dari sebuah toko dengan jenis produk yang sama hanya berbeda merek yaitu A sampai J dengan tingkat penjualan yang berbeda-beda dalam satu bulan (sel C3 sampai C12).

Dari data ini tentunya kita ingin mengetahui merek apa yang memiliki tingkat penjualan terendah, sedang dan tingkat penjualan tertinggi.

Untuk maksud tersebut silahkan blok angka 117 sampai dengan nilai terakhir yaitu 156 >> di dalam area blok, klik kanan mouse dan pilih Short smallest to Largest. Berikut adalah screen shootnya :

Tabel 2

Operasi tersebut akan menghasilkan data terurut dari yang terkecil sampai dengan yang terbesar, demikian pula dengan merek produknya yang akan ikut menyesuaikan dan terlihat seperti ini :

Tabel 3

Pada tabel tersebut terlihat bahwa produk dengan merk E memiliki tingkat penjualan terendah kemudian meningkat ke bawah sampai dengan merek C dengan tingkat penjualan tertinggi.

2. Menggunakan rumus 

Mungkin sahabat akan sempat bertanya, mengapa harus menggunakan rumus? rumus digunakan bila kita ingin menggurutkan data seperti pada contoh sebelumnya pada sel atau kolom yang berbeda. Misalkan saja pada kolom D. 

Silahkan anda perhatikan lagi data tabel 1 di atas dimana nilai yang akan kita analisis berada pada range C3:C12, maka untuk mencari nilai penjualan terendah pertama, maka rumus yang kita ketikkan adalah : 

=SMALL($C$3:$C$12;1) akan menghasilkan 105

=SMALL($C$3:$C$12;2) akan menghasilkan nilai 106

demikian juga seterusnya...

Nah, sekarang kita akan mencoba untuk mengurutkan data tersebut pada kolom D secara otomatis hanya dengan satu rumus saja. Rumus ini berfungsi membaca range dari sel-sel yang berisi data seperti pada Tabel 1. Berikut ini adalah gambarnya :

Tabel 4

Pada Sel D3 masukkanlah rumus :

=SMALL($C$3:$C$12;ROW()-2)

Penjelasannya :

• Small : Nilai terkecil dari kumpulan data acak yang dianalisis.
• $C$3:$C$12 adalah range data.
• Bila tanda ; tidak berfungsi silahkan diganti dengan tanda , (koma). 
• -2 adalah jumlah sel kosong sebelum sel D3, yang berarti bila terdapat 3 sel kosong sebelum D3 maka anda harus mengganti -2 menjadi -3 (silahkan disesuaikan).

Bila hasil rumus telah muncul, silahkan dicopy kebawah dengan cara mendrag mouse (tarik rumus ke bawah tepat pada saat tanda plus + muncul di pojok kanan nilai 105). Hasil yang didapatkan adalah seperti ini :

Tabel 5

Demikian cara otomatis untuk mengurutkan data dari nilai yang terkecil sampai dengan yang terbesar menggunkan fungsi Short dan rumus pada Microsoft Excel 2007, semoga dapat mudah difahami dan memberi kemudahan bagi rekan-rekan.

MEMASUKKAN SIMBOL "Rp" OTOMATIS PADA EXCEL

MEMASUKKAN SIMBOL "Rp" OTOMATIS PADA EXCEL

Goez ini

2 komentar

Memasukkan simbol Rp otomatis pada Excel - Untuk laporan keuangan yang dibuat melalui Excel seperti buku KAS, Kuitansi ataupun pelaporan transaksi bulanan rutin yang penyajiannya menggunakan satuan rupiah pada awal penulisan kemudian diikuti oleh jumlah nominalnya.

Sebagai contoh bila terbilangnya adalah "Dua juta rupiah" maka penulisannya pada Excel adalah Rp 2000.000 . Bila jumlah transaksi tidak seberapa mungkin itu bukan suatu persoalan namun bila jumlahnya sangat banyak tentunya kita akan  kerepotan juga memasukkan simbol tersebut secara manual (satu-persatu). Nah, pada tulisan ini saya akan mencoba memasukkan satuan Rp tersebut secara otomatis.

Berikut ini adalah tabel transaksi bulanan yang dibuat secara sederhana :

Pada kolom terakhir tabel yang berjudul Jumlah uang, terlihat bahwa nominal angkanya belum dilengkapi simbol Rp. Untuk menambahkan atribut tersebut secara otomatis sobat harus memblok baris yang berisi angka 100.000 sampai dengan 750.000, lalu masih dalam area blok klik kanan mouse dan pilih Format cells. Berikut screen shootnya :

Pada tab Number pilihlah : Custom 

Di kolom type masukkanlah aturan berikut : Rp. #.#0

Lihatlah previewnya pada kolom Sample

Terakhir klik OK

Melalui fungsi ini anda dapat saja memodifikasi satuan tersebut menjadi pilihan yang berbeda, misalkan untuk penempatan simbol bisa dibuat sebelum nominal angka ataupun sesudahnya. Sekarang kita kembali lagi pada contoh Tabel yang sebelumnya dibuat, maka hasil customisasi tersebut akan terlihat seperti ini :

Semoga cara otomatis  ini bisa sedikit mempermudah sobat disaat membuat transaksi keuangan melalui Excel tanpa dipusingkan lagi dengan metode manual memasukkan simbol Rp satu-persatu.

CARA MENGUBAH FILE WORD-EXCEL 2007 MENJADI PDF TANPA SOFTWARE

CARA MENGUBAH FILE WORD-EXCEL 2007 MENJADI PDF TANPA SOFTWARE

Goez ini

8 komentar

Untuk mengubah sebuah file word atau excel 2007 menjadi PDF sebenarnya dapat kita lakukan tanpa bantuan sebuah software. Microsoft sebagai pengembang tunggal dalam hal ini sudah memberikan kemudahan bagi penggunanya, melalui sebuah tool yang nantinya akan terintegrasi pada office anda. 

Tool ini support dengan sistem operasi Windows server 2003, Vista ataupun XP service pack 2 dan bekerja pada beberapa Microsoft office 2007 seperti :

1. Word.
2 .Excel.
3. PowerPoint
4. Access.
5. InfoPath.
6. OneNote.
7. Publisher.
8. Visio.

Bagi anda yang berminat untuk mencoba tips ini, silahkan ikuti langkah berikut :

1. Untuk mendownload toolnya silahkan langsung menuju halaman berikut ini.
2. Setelah sukses terdowload, double klik file tersebut dan ikuti instruksi penginstallan sampai selesai.
3. Sekarang coba buka sebuah file Word ataupun Excel yang akan diubah, kemudian klik office button yang letaknya di pojok kiri atas halaman, arahkan mouse pada pilihan save as lalu pilihlah PDF or XPS.

 

4. Tunggu prosesnya sampai selesai hingga file tersebut sekarang berubah format menjadi type PDF.

Tips tambahan :

• Untuk mempercepat convert file ada baiknya anda membuat shortcut dari tool ini dengan cara membuka office button, save as lalu klik kanan pada PDF or XPS dan pilih Add to quick access toolbar.
• Sebaiknya file yang diubah menjadi format PDF adalah duplikat dari file aslinya (.docx & .xlsx), sehingga anda memiliki dua file dalam format yang berbeda.

Semoga  tool ini akan mempermudah anda saat mengubah sebuah file di word ataupun Excel 2007 menjadi format PDF.

WRAP TEXT = MEMBUAT KETIKAN TIDAK TERPOTONG DI EXCEL

WRAP TEXT = MEMBUAT KETIKAN TIDAK TERPOTONG DI EXCEL

Goez ini

0 komentar

Apakah kegunaan Wrap text saat kita bekerja di Excel? Wrap text berfungsi untuk mengatur ketikan agar tidak terpotong pada sebuah sel, terlebih lagi bila kata-kata yang dibuat sangat panjang dan telah dibatasi oleh kolom.

Hal ini terkadang menjadi permasalahan tersendiri, terutama disaat kita diminta membuat data dengan berbagai item pada kolom yang banyak. Microsoft Excel sendiri sebenarnya sudah memberi fasilitas untuk pengaturan teks ini.

Untuk lebih memperjelas pembahasan ini, coba sahabat perhatikan dan bandingkan gambar berikut :

Terlihat bahwa kata-kata yang kita ketikan pada kolom 1 tidak mencukupi atau melewati batas sampai masuk ke kolom 2. Untuk membuat tulisan berada pada satu sel tanpa terpotong, anda dapat memanfaatkan Wrap Text. Caranya cukup klik pada sel dimana ketikan diawali lalu pilih Wrap text, sehingga hasilnya terlihat pada gambar ini (silahkan klik untuk memperbesar) :

Sekarang ketikan yang awalnya melewati batas kolom, dengan menggunakan Wrap text menjadi berada pada selnya, sehingga tulisan terlihat lebih rapi dan mempermudah pengaturan anda.

Demikian cara saya untuk mengatur ketikan agar tidak terpotong dan terlihat cukup dalam satu sel. Semoga akan lebih menambah referensi sahabat agar lebih mudah saat bekerja dengan menggunakan Microsoft Excel.